Quelles sont les fonctions d’un Office Manager ?


Formation / jeudi, septembre 5th, 2019

Selon le bureau des statistiques, un directeur de bureau est un directeur de services administratifs. Une personne travaillant dans ce rôle planifierait, dirigerait et coordonnerait les services de soutien au sein d’une entreprise. Si cette entreprise était une agence de placement, elle n’aurait normalement aucun contact direct avec ses clients ou candidats. Dans les petites entreprises, comme dans de nombreuses agences de recrutement, elle aura la responsabilité de la gestion de tous ces services, y compris la gestion des installations. 

Dans les grandes entreprises, il peut y avoir toute une hiérarchie de directeurs de bureau avec différents domaines de spécialisation. Dans cet article, vous y verrez plus clair concernant les attributions que doit assurer un Office Manager pour une agence pour l’emploi.

La supervision du personnel de soutien

L’une des principales fonctions d’un chef de bureau est la supervision du personnel de soutien, des réceptionnistes au soutien informatique. Cette supervision comprend l’embauche et la gestion des horaires de travail et peut comprendre des tâches liées aux RH. 

Le concerné sera responsable de la qualité du soutien, par exemple de la façon dont un client ou un candidat est accueilli lorsqu’il visite l’entreprise ou téléphone à la réception. Dans ce cas, il aura des devoirs similaires à ceux des autres managers pour assurer la conformité de la marque. Si l’équipe de recrutement a besoin de services de bureau, comme la dactylographie du curriculum vitae d’un client, c’est l’équipe du gestionnaire du bureau qui s’en chargera. Même si son équipe ne gagne pas et ne gère pas de comptes, cela ajoute quand même de la valeur à l’opération.

La gestion des installations

L’objectif principal du chef de bureau est d’assurer le bon fonctionnement du bureau pendant que les recruteurs s’occupent de leur travail. Ce niveau de gestion du bureau doit se faire en arrière-plan sans entraver l’activité de l’entreprise. En tant que gestionnaire des installations, le candidat sera responsable de l’entretien et des réparations de la propriété et veillera au respect des règlements en matière de santé et de sécurité, y compris les règlements sur les installations de cuisine et les incendies. 

Le chef de bureau sera également responsable de l’infrastructure informatique de l’agence pour l’emploi. Il devra évaluer les coûts et faire des recherches sur les options de maintien d’une équipe de soutien à l’interne ou d’impartition à une tierce partie. Le CEO et le CFO prendront la décision finale.

La responsabilité de l’informatique s’accompagne également de toute une série de tâches administratives telles que la mise à jour des licences logicielles et des contrats de service.

La tenue des dossiers

Dans une entreprise de recrutement, les recruteurs gèrent et maintiennent leur propre base de données de candidats. Mais toutes les copies papier des dossiers des candidats et toutes les copies papier des dossiers de l’entreprise seront versées dans un système de classement par le directeur du bureau. 

Cet individu sera responsable de l’organisation de la procédure de classement et du maintien de l’intégrité du système de classement. Il doit également veiller au respect de la réglementation en matière de protection des données. Cela impliquera une politique de sauvegarde, assurant le respect des procédures de sécurité et la durée de conservation des dossiers. 

Dans le cadre de ces fonctions, il peut également avoir à produire un plan de reprise après sinistre en cas d’incendie. Cela sera crucial pour une petite entreprise et pourrait également s’avérer nécessaire pour répondre aux attentes de la police d’assurance.

La gestion du budget

En tant que chef de bureau, cette personne sera responsable d’un budget couvrant l’ensemble des opérations dans son domaine. Son objectif sera de faire les meilleurs achats dans les limites de son budget. 

Dans une grande agence de placement, il peut y avoir un rôle distinct pour un directeur des achats qui relève du directeur du bureau. Mais dans un petit organisme, il est probable que ce rôle sera intégré à celui du gestionnaire de bureau. En tant que chef d’équipe, elle est également responsable de consigner toutes les heures travaillées par son équipe et d’en faire rapport au service comptable lorsqu’il prépare la paie mensuelle.

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